مکاتبات تجاری همیشه رکن اصلی دنیای تجارت بوده است، چه به صورت نامه و دست نوشته های اداری و چه به صورت نمابر یا ایمیل. از آنجا که چنین نامه نگاری ها تا حد زیادی شخصیت و حرفه ای بودن افراد را نشان می دهد، نوشتن موثر و شفاف آنها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
تجارت، هم از نظر واردات و هم از نظر صادرات کالا، نیاز به روابط خارجی با افراد مختلف از کشورهای دیگر دارد. هر کشور زبان، فرهنگ، قوانین و آداب و رسوم خاص خود را دارد که مورد نیاز بازرگانان است و می تواند در روند تجارت بسیار موثر باشد. از طرف دیگر، هرگونه تجارت چه داخلی و تجارت بین المللی مستلزم ایجاد و حفظ روابط سازنده و طولانی مدت است که بدون یک زبان مشترک بین المللی و دانش کافی امکان پذیر نخواهد بود، بنابراین شناخت اصول مکاتبات تجاری بسیار مهم است.
لازم به ذکر است که نامه ها و قراردادهای تجاری دو نمونه بسیار متداول از مکاتبات تجاری در روابط با کشورهای خارجی هستند که در تجارت بسیار موثر هستند. توصیه می شود مدیران و کارشناسان بازرگانی، مدیران و کارشناسان فروش فرامرزی، وکلا، و دانشجویان در زمینه مدیریت بازرگانی از اصول و قوانین مکاتبات تجارت خارجی و مکاتبات تجاری بین المللی استفاده کنند.
پیش نیاز
1- اشراف کامل بر فرآیند واردات صادرات ( گذراندن دوره جامع تجارت و بازرگانی بین الملل)
2- درک مطلب زبان انگلیسی
انواع اسامی نامه های تجاری
- درخواست قیمت Request for quotation
- نامه صدور پروفرما Proforma issuance letter
- نامه های چانه زنی و تخفیف Discount and bargaining
- فرایند تجارت بین الملل International commerce process
- نامه درخواست نمایندگی و شرایط آن Agency request letters
- نامه درخواست پروفایل کسب و کار Business profile request
- نامه معرفی و بازاریابی Introduction and marketing letter
- الزامات موفقیت در مکاتبات Success necessities in correspondence
- نامه درخواست کاتالوگ و اطلاعات تکمیلی Data and catalog request letter
- نامه مربوط به بازرسی و الزامات استاندارد Inspection coordination letters
- نامه هماهنگی کارت بازرگانی و گیرنده کالا Commercial card coordination
- نامه مربوط به حمل و نقل و هماهنگی حمل Transportation coordination letters
- ساختار و چارچوب نامه های بازرگانی Commercial letters structure and framework
- نامه ارسال سفارش و انواع سفارش، مراحل سفارش دهی Order placing letters and its stages
- نامه تغییر و اصلاح اطلاعات، اینکوترمز ۲۰۱۰ Information Alteration letters and Incoterms 2010
- اهمیت مکاتبه اصولی در تجارت و مفاهیم اولیه ارتباطات Professional correspondence importance
- نامه هماهنگی پرداخت بین المللی(اعتبار اسنادی، پیش پرداخت یا TT، خرید نسبه) Payment terms coordination letters
- نامه شکایت مربوط به کالای معیوب و مغایر و بسته بندی اشتباهComplaint letters about packing and product discrepancies
- نامه چگونگی حضور در نمایشگاه بین المللی Exhibition participation letters
روند خرید خارجی و مکاتبات بازرگانی بین المللی
در ابتدا پیرامون خرید کالای مورد نظر یک قلم یا چند قلم ابتدا با منابع مناسب مکاتبات صورت گرفته و درخواست ارسال ویژگی های هر کالا و لیست قیمت صورت می گیرد و بعد ازبررسی کامل نسبت به خرید ، اقدامات لازم صورت می گیرد. در انجام این فرایند گزارش کامل برای مدیرعامل شرکت مربوطه جهت اخذ تصمیم نهایی ارسال میگردد. گاهی اوقات مذاکرات تلفنی و حتی کنفرانسی صورت می گیرد تا روند پیشرفت سریعترمی شود.
خریدار باید متوجه روابط تجاری بین کشور ایران و منابع و کشورهای مورد نظر باشد.خریدار باید نسبت به عملکرد شرکت فروشنده اطمینان کامل حاصل کند زیرا بعضی از شرکت ها عملکرد مناسبی ندارند و در فروش تقلب می کنند.
خریدار باید متوجه روابط تجاری بین کشور ایران و منابع و کشورهای مورد نظر باشد.خریدار باید نسبت با انجام مکاتبات و مذاکرات تجاری دقیق بین دو شرکت خریدار و فروشنده اطمینان کامل بین طرفین معامله شکل می گیرد و سفارش کالا از خارج بدون هیچ گونه نگرانی صورت می گیرد. به عملکرد شرکت فروشنده اطمینان کامل حاصل کند زیرا بعضی از شرکت ها عملکرد مناسبی ندارند و در فروش تقلب می کنند.
خریدار باید متوجه روابط تجاری بین کشور ایران و منابع و کشورهای مورد نظر باشد.خریدار باید نسبت بادر مکاتبات تجاری، خریدار باید مشخصات فنی کالای مورد نظر خود را با دقت تعریف کند و آن را به فروشنده اعلام کند و سپس درخواست اعلام قیمت کند.فروشنده جهت اعلام قیمت دقیق نیاز به اطلاعات کاملی از کالای مربوطه دارد. اطلاعات در صورت لزوم در چندین نامه به فروشنده اعلام می گردد و سپس پروفرم بین خریدار و فروشنده رد و بدل می شود.
گاهی اوقات در خرید خارجی دقیق،نیاز به برگزاری جلسات متعددی در کشور ایران یا حتی کشور های مورد هدف می باشد.بعد از برگزاری جلسات متعدد، گزارش کاملی برای مدیرعامل شرکت خریدار ارسال می گردد.
بعد از اعلام قیمت و دیگر شرایط اقدام به اخذ پیش فاکتور می گردد.سپس پیرامون شرایط پرداخت، مذاکرات با شرکتهای خارجی ادامه پیدا می کند.
برآورد هزینه ی تمام شده ی کالا یکی از مهم ترین مسائل در تجارت خارجی می باشد.در برآورد دقیق هزینه تمام شده ی کالا، پارامترهایی موثر می باشند.
مکاتبات تجاری برای صادرات و واردات بین المللی در شبکه های اجتماعی
رسانه های اجتماعی در سال های اخیر رشد چشمگیری داشته و در تجارت بین المللی نیز راه یافته اند. دسترسی آسان و ارتباط با افراد مختلف از طریق شبکه های اجتماعی، رسانه های اجتماعی را به ابزاری عالی برای بازاریابی بین المللی محصولات، شناخت مشتری ، ارتباطات و … تبدیل کرده است.
شبکه های اجتماعی انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها عملکردها و تفاوت های خاص خود را دارند. فیس بوک، اینستاگرام، وی چت، واتس اپ، تلگرام و لینکدین برخی از شبکه هایی هستند که می توانند به خوبی برای تجارت خارجی استفاده شوند. البته با وجود استفاده و مزایایی که شبکه های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، توجه به نکاتی در مورد آنها ضروری است تا مشکلی ایجاد نشود.
1- از طریق شبکه اجتماعی محبوب این کشور با تجار ارتباط برقرار کنید.
2- از تقلب در فضای مجازی نباید غافل شد و باید با احتیاط برخورد شود.
3- شبکه های اجتماعی محلی برای قرارداد یا توافق نامه های حقوقی نیست.
4- هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.
نکات مهم هنگام نوشتن مکاتبه تجاری برای صادرات و واردات
• برای مکاتبات تجاری بین المللی زبان کشور مقصد را به خوبی بدانید.
• سعی کنید در دوره ها و سمینارهای مکاتبات تجاری شرکت کنید.
• قوانین تجارت بین الملل را عمیقاً مطالعه کنید.
• روی موضوعاتی مانند زبان بدن و تأثیر آن در مذاکرات تمرکز کنید.
• از شرکت ها، اشخاص حقیقی و حقوقی کمک بگیرید.
• اگر به زبان کشور مورد نظر صحبت نمی کنید ، از یک مترجم استفاده کنید.
• تسلط کافی بر کلمات و اصطلاحات تجارت خارجی داشته باشید.
• از قوانین و مقررات کشور مورد نظر آگاهی کامل داشته باشید.
• از یک وکیل یا مشاور تخصصی بازرگانی کمک بگیرید.
سوالات متداول اصول مکاتبات تجاری بین المللی
آشنایی با قوانین و اصول مکاتبات تجاری بین المللی چه ضرورتی دارد؟
از آنجا که در مراودات بین المللی حداقل دو کشور با هم وارد مذاکره می شوند که طبیعتا فرهنگ ها، استاندارد ها و آداب و رسوم خاص خود را دارند، یک سوء تفاهم ساده می تواند اعتماد آنها را تضعیف کند. مطالعه اصول مکاتبات تجاری بین المللی یکی از اصلی ترین الزامات ورود به حوزه صادرات و تجارت است.
چند نوع مکاتبات تجاری بین المللی وجود دارد؟
انواع مکاتبات تجارت خارجی شامل نامه های تجاری، ایمیل های تجاری، قراردادهای تجاری و مکاتبات در شبکه های اجتماعی است که در این میان نامه های تجاری و قراردادهای تجاری مهمترین انواع مکاتبات تجارت خارجی محسوب می شوند
مزایای شبکه های اجتماعی در تجارت بین المللی چیست؟
رسانه های اجتماعی در سال های اخیر رشد چشمگیری داشته و در تجارت بین المللی نیز راه یافته اند. دسترسی آسان و ارتباط با افراد مختلف از طریق شبکه های اجتماعی، رسانه های اجتماعی را به ابزاری عالی برای بازاریابی بین المللی محصولات، شناخت مشتری ، ارتباطات و … تبدیل کرده است.
با ایرانیان دبی، تجربه موفق حمل و ترخیص کالا را تجربه کنید. ما به عنوان یک شرکت بازرگانی برجسته با سابقه افتخارآمیز، به شما وعده می‌دهیم که فرآیند حمل و ترخیص کالاهای شما را به یک تجربه بی‌همتا تبدیل کنیم.